Создание единой системы документооборота Администрации г.Ульяновск на основе импортонезависимой СЭД CompanyMedia

Предпосылки проекта

В Администрации г. Ульяновск на протяжении нескольких лет эксплуатировалась СЭД «Мотив» на MS SQL. Данная СЭД была установлена на ограниченном числе рабочих мест в центральном аппарате заказчика и фактически служила только для регистрации документов, при этом весь основной документооборот Администрации оставался «бумажным».

Когда в 2016 году, согласно постановлению Правительства РФ, был взят курс импортозамещение в госорганах РФ, заказчик начал поиск альтернативы существующей системе. Требованиями к новой системе были:

• Присутствие в Реестре отечественного ПО;
• Возможность работы на базе СПО, как в части СУБД, так и в части ОС;
• Инструментарий, который позволяет силами обученных администраторов увеличивать функциональность системы без разработки на уровне кода, пользуясь палитрой инструментов;
• Возможность организации единого информационного пространства с правительством Ульяновской области и муниципалитетами, расположенными в Ульяновской области;
• Обеспечение электронного документооборота, в том числе с использованием ЭП;
• Доведение электронного документооборота до каждого сотрудника Администрации г.Ульяновск;
• Помощь в выстраивании процессов организации;
• Быстродействие системы.

В течение полутора лет в Администрации г. Ульяновска формировались функциональные и технические требования к новой системе. По итогам открытого конкурса победила компания «ИнтерТраст» с импортонезависимой системой CompanyMedia.

Преимущества СЭД CompanyMedia для Администрации  города Ульяновска:

• Полностью «тонкий» клиент системы, не требующий дополнительных установок на рабочих станциях, и работающий через браузер, в том числе из числа отечественных;
• Функциональность в части делопроизводства: работа с входящими/исходящими, ОРД, обращениями граждан, полностью закрывающая все требования заказчика;
• Возможность создания единого информационного пространства для межведомственного обмена документами в электронном виде на базе специализированного шлюза с Правительством и другими муниципалитетами Ульяновской области, одновременно сохраняя собственные процессы делопроизводства и документооборота в СЭД г. Ульяновск;
• Требуемое быстродействие на ограниченных аппаратных ресурсах;

Ход проекта

Проект стартовал в марте 2020 года и, согласно первоначальным планам, должен был завершиться в августе. Однако его сроки пришлось изменить из-за введенных весной ограничений, связанных с коронавирусом. Пик первой волны пандемии пришелся на время проведения работ по контракту, которые специалисты по внедрению компании «ИнтерТраст» проводят на площадке заказчика. Формат работы в удаленном режиме не был ранее популярен и проработан, в том числе, не было заранее подготовлено оборудование для удаленной работы, однако, все эти вопросы удалось оперативно решить.

На первом этапе, через средства дистанционного обучения были подготовлены администраторы, которые должны обладать компетенциями для дальнейшего администрирования системы.

Далее силами компании «ИнтерТраст», совместно с администраторами, в удаленном режиме было развернуто 200 рабочих мест, охватывающих центральный аппарат Администрации Ульяновска и территориальные управления. Все работы по установке и настройке проводились удаленно, и в ходе удаленных подключений к серверам заказчика безопасность обеспечивалась с помощью шифрования ViPNet.

Опытная эксплуатация системы проходила с начала августа до середины сентября 2020 года. По факту  завершения было принято решение о переводе СЭД в промышленную эксплуатацию.

В ходе проекта были внедрены модули:

• Входящие/исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Организационо-распорядительные документы;
• Поручения;
• Обращения граждан;
• СМ-Интегратор.

Кроме того, были внедрены инструментарий построения отчетов и сервисы использования ЭП.

Команда проекта

Зоной ответственности заказчика в этом совместном проекте были организационные мероприятия для доступа к настройке и администрированию системы. Со стороны заказчика проект курировал первый заместитель главы города Ульяновска Владислав Владимирович Игонин. Общий контроль осуществляли руководитель Управления делопроизводства Правительства г.Ульяновск Ольга Петровна Щипанова и начальник Управления делопроизводства, обращений граждан и организаций Татьяна Евгеньевна Самсонова. В проекте также участвовали два системных администратора Управления ИТ заказчика.

Со стороны компании «ИнтерТраст» в проекте участвовали руководитель проекта, три инженера, два разработчика и два преподавателя. В зоне ответственности были предоставление ПО и его настройка, поддержка и тренинг пользователей. После снятия ограничительных мер в г.Ульяновске был проведен ряд очных совместных мероприятий, в том числе тренинг пользователей на местах.

Итоги проекта

С введением в эксплуатацию СЭД CompanyMedia процессы внутри администрации Администрации г.Ульяновск стали эффективнее и прозрачнее. Через СЭД CompanyMedia стал проходить весь поток документов в электронном виде. В системе стали строиться оперативные отчеты и статистические отчеты.

Система интегрирована с СЭД Правительства Ульяновской области и позволяет работать с обращениями граждан: в системе ведется регистрация и хранение первичных и повторных обращений граждан в Администрацию, проводится необходимая работа по этим обращениям, а также предоставляются удобные средства контроля над исполнением поручений. Функционал модуля «Поручения» активно используют все руководители и их заместители, используя при выдаче поручений мобильные рабочие места. Реализована интеграция с ССТУ и СЭД Правительства Ульяновской области и муниципальных образований Ульяновской области, Автоматизирована и упрощена выгрузка результатов работы с обращениями граждан в ССТУ, что позволило ускорить и значительно упростить работу сотрудников администрации по подготовке и сдаче отчетов ССТУ.

Общее число обрабатываемых документов – около 7000 ежемесячно. Появление возможности удаленной работы в СЭД позволило сократить время доведения информации до конкретного исполнителя с дней до нескольких минут.

Дополнительно система позволила решить вопрос перехода на удаленный формат работы для тех сотрудников, кто желает получить такую возможность. Это особенно актуально в текущей реальности периодических карантинных мер и вынужденной работы сотрудников Администрации на удаленной основе.

На текущем этапе компания «ИнтерТраст» ведет гарантийную поддержку системы.

Перспективы проекта

На втором этапе заказчик планирует к концу 2021 года своими силами увеличить количество работающих в системе сотрудников до 600 человек и тем самым охватить практически всех сотрудников, которые должны иметь возможность работать с документооборотом в Администрации г.Ульяновск.

На 2021-2022 год запланировано внедрение архива разработки «ИнтерТраст». Возможно, что на стадии внедрения архива будет выполнена ретроконверсия бумажных документов.

Также в перспективе – решение ряда интеграционных задач, в частности, интеграция с порталом обращений граждан Ульяновска и ряд интеграций с ведомственными системами, перечень которых формируется. Модуль «СМ-Интегратор» позволит специалистам заказчика выполнять интеграцию с возможностью доработки через предоставленный API собственными силами.

Кроме того, не исключается автоматизация коллегиальных органов управления.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: ИнтерТраст

Читать новость в источнике ict-online